Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data
komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah
berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin
basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis
yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft
Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.
Komponen Utama (Object)
1. Table
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk
menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :
a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati
bagian kolom.
b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling
berhubungan yang menempati bagian baris.
2. Query ( SQL /
Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap
database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan
data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat
atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar
tabel dan sebagainya.
b. DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk
manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta
mengambil informasi yang diperlukan dari database.
3. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input),
menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
4. Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum
dan mencetak data secara efektif.
C. Tipe Data
Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe
datanya. Ada beberapa tipe data dalam
Access, Tipe data digunakan pada filed-field yang akan kita gunakan untuk
membuat program sederhana pada Ms.Access baik itu Ms.Access 2003, 2007 sampai
2010 yang terbaru. Pada Ms.Access terdapat beberapa tipe data, di sini saya
akan membahas 10 tipe data, penjelasannya sebagai berikut :
1. Text
Text digunakan untuk field alfanumeric (misalnya nama,
alamat, kode pos, dll), jadi tipe data text disini memiliki banyak karakter dan
karakter tersebut ialah 255 karakter pada setiap fieldnya.
2. Memo
Tipe data memo sama halnya dengan text, tetapi tipe data
memo dapat menampung kurang lebih 64.000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi
tidak bisa diurutkan/diindekskan.
3. Number
Tipe data Number dapat digunakan untuk menyimpan data
numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis (misalnya
mengurangi, menambahkan, mengkali dan membagi suatu bilangan)
4. Date/Time
Tipe data Data/time digunakan untuk data yang berjenis tanggal,
waktu atau penggabungan dari tanggal dan waktu
5. Currency
Tipe data Currency yaitu data dengan jenis number, hanya
saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan
regional setting yang digunakan, misalnya RP. $, dll. Currency dapat
menggunakan angka dengan 15 dgiit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah
desimal
6. AutoNumber
Tipe data Auto Number adalah data yang tidak dapat kita isi
secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara
menjumlah ataupun random (acak) , AutoNumber biasanya digunakan untuk penomoran.
7. YES/NO
Tipe data Yes/No merupakan tipe data dengan 2 pilihan saja
yaitu Yes (1 atau Ture) dan No (0 atau False). dan format yang tersedia adalah
Yes/No, True/False, dan On/OFF
8. OLE Object
Tipe data OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti
bitmap atau file suara
9. Hyperlink
Tipe data Hyperlink digunakan untuk menyimpan alamat
internet atau file yang ditunjukan melalui alamat URL
10. Lookup Wizard
Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa
memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang
ditampilkan dalam combobox
11. Attachment
Attatchment itu merupakan tipe data yang digunakan untuk
melampirkan sebuah data apapun bentuk filenya / ekstensinya.
D. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access
Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat
database :
1. Click Start ->All Program -> Microsoft Office
->Microsoft Access
2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access,lalu click
Blank Database untuk membuat database.
3.Ketik nama database yang Anda inginkan kemudian click
tombol create.
E. Membuat Table
Langkah – langkah untuk membuat tabel :
1. Click tab Create pada jendela
2. Click Table Design pada ribbon Tables
3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan
tabel (Ctrl+S).
4. Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih
Datasheet View untuk masukkan data ke dalam tabel.
F. Table Relationship
Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara
beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign
key. Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary
key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel
anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat
relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data
elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
a. Primary Key
Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak
hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap
kejadian dari suatu entitas.
b. Foreign Key
Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan
menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key
ditempatkan pada tabel anak.
Database Relasional Dalam Microsoft Access
a) Nama Database
Dalam hal ini saya akan membangun Relasional antar tabel
yang saling terintegrasi pada database yang diberi nama database. Adapun
tabel-tabel yang akan di isi dan direlasikan adalah tabel Karyawan,tabel
Pengunjung,tabel Kamar,Tabel Fasilitas dan tabel Pemesanan.
b) Field Name dan Data Type masing-masing Tabel
1. Tabel Karyawan
2. Tabel Pengunjung
3. Tabel Fasilitas
4. Tabel Kamar
5. Tabel Pemesanan
c) Pengisian data pada Query masing-masing Tabel
Setelah Field name dan Data typenya ditentukan maka langkah
selanjutnya adalah mengisi data pada field-field tadi dengan mengklik Menu Fiew
-> Datasheet View kemudian akan muncul tampilan tabel berdasarkan field yang
ditentukan dan lakukan pengisian sesuai dengan field-field tersebut. Adapun
tampilan masing-masing tabel yaitu : Tabel Karyawan